Voyage en groupe : comment vous organiser ?

Vous avez prévu de voyager entre amis ou entre collègues ? Un voyage en groupe ne s’improvise pas, mais se planifie dans les moindres détails. Que ce soit pour une soirée d’anniversaire, un team building, un enterrement de vie de garçon ou un simple séjour détente, les mots d’ordre pour un voyage en groupe réussi sont anticipation et organisation. Découvrez quelques conseils utiles pour bien organiser votre départ à plusieurs.

Déterminez les dates de voyage et le budget du groupe

Vous mettre d’accord sur les dates de voyage et le budget peut être vraiment compliqué, surtout si le groupe est grand.

Les dates de voyage en groupe

La période à laquelle vous voulez partir est-elle propice au voyage dans cette zone ? Il est essentiel de vous renseigner sur le climat afin d’éviter de vous retrouver en pleine saison des cyclones/typhons à l’île de la Réunion par exemple. Si vous organisez un voyage en Europe, vous n’avez pas besoin de vous soucier des grands événements climatiques. En revanche, il est toujours indispensable de connaître les températures moyennes pour faire vos valises. Dans tous les cas, il est primordial de choisir la date de voyage le plus tôt possible pour laisser le temps aux participants de l’inclure dans leur agenda et de mieux se préparer.

Le budget

Maintenant que la date est connue, vous devez penser au budget du groupe. L’argent est certainement la question la plus sensible lorsque l’on voyage en groupe. En tant qu’organisateur du séjour, vous devez prendre en compte les budgets de chaque participant(e), discrètement, et si nécessaire, veiller à ce que personne ne se sente contraint de beaucoup dépenser. De plus, les personnes qui ont plus de moyens doivent pouvoir dépenser plus s’ils le souhaitent.

Généralement, partager le coût des activités et des achats au supermarché est une bonne idée. Faites des comptes clairs et justes pour que tout le monde profite du voyage sans se stresser à cause de l’argent. Quelle que soit la raison de votre voyage en groupe, il peut y avoir des imprévus. Alors, en plus du budget initial, gardez de l’argent sur vous. Dans votre carnet, gardez la trace de ceux qui doivent de l’argent. Transférez facilement des espèces avec les banques en ligne et si nécessaire, utilisez un convertisseur de devises.

Voyage en groupe : recherchez les différentes options de transport et comparez les prix

Une fois que vos dates de voyage sont connues, réservez vos billets d’avion en avance. Utilisez un comparateur de vols afin d’obtenir le meilleur tarif. Par ailleurs, vous aurez besoin de stationner votre voiture durant votre voyage. Pour cela, les parkings privés à proximité des aéroports sont à privilégier. Si vous souhaitez réserver un parking à Roissy, par exemple, vous devez effectuer une réservation en ligne. Vous recevrez un mail de confirmation après validation de votre réservation. Vous pouvez aussi rejoindre votre destination en train si vous voyagez en Europe ou non loin de chez vous.

Consultez donc les horaires et les tarifs et faites votre réservation sur un comparateur pour les trajets en train. Vous pouvez aussi contacter les compagnies de transport pour savoir s’ils peuvent accueillir tous les participants. Vous vous éviterez ainsi bien de soucis logistiques. Certaines compagnies peuvent également vous proposer des réductions sur les tarifs si vous les contactez avant la réservation.

Créez un canal de communication

Au cours de votre voyage en groupe, il est indispensable que tous les participants arrivent à communiquer sans problème. Que ce soit pour discuter d’un sujet ou poser des questions, il est essentiel d’avoir un canal de communication. Les réseaux sociaux vous seront utiles dans ce cas. Pour faciliter les échanges, vous pouvez créer un groupe de discussion sur WhatsApp, Messenger ou Skype.

Discutez des détails du voyage avec les autres participants afin que chacun donne son avis. Par exemple, si tout le monde n’est pas d’accord sur la destination ou les activités à faire, vous pourrez en parler et trouver un terrain d’entente. Grâce à la discussion instantanée, vous n’aurez plus besoin de vous voir avant de discuter des choses urgentes et vous mettre d’accord sur l’organisation du séjour. Cela vous permet de gagner du temps, et ce, de manière considérable.

Choisissez un hébergement qui répond aux besoins de chacun

Organiser un voyage en groupe passe aussi par une autre étape importante : choisir l’hébergement adapté. Vous voyagez en famille ou entre amis ? En couple, entre célibataires ou entre collègues ? Vous avez pour mission de trouver le logement idéal qui répond aux besoins de tout ce monde. Votre séjour se passe au bord de la mer ou dans les montagnes ? La localisation est un bon début pour affiner par la suite vos recherches. De plus, les offres d’hébergement varient beaucoup en fonction de votre destination. Par exemple, pour un séjour au bord de la mer, vous pourrez opter pour la location d’emplacements de camping ou de maison d’hôte. Ces hébergements sont une bonne option lorsque l’on voyage en groupe.

Contrairement aux chambres d’hôtel, vous avez la possibilité de dormir dans la même pièce, cuisiner et prendre vos repas ensemble. Vous pourrez également faire des activités sur place, un moment convivial à ne pas manquer. En fonction du budget du groupe, vous pouvez aussi opter pour la location de chambres d’hôtel. Une fois de plus, les comparateurs en ligne vous seront d’une grande utilité. Comparez les tarifs et réservez le plus tôt possible pour éviter les mauvaises surprises. En haute saison ou dans certaines destinations touristiques, l’offre est plutôt limitée et tout est complet des mois en avance.

Louez une voiture pour vos déplacements lors de votre voyage en groupe

Une fois sur place, vous aurez besoin de vous rendre à différents endroits. Pour vos sorties à la plage, au restaurant ou pour aller faire les courses, vous dépenserez moins dans le transport grâce à la location d’un véhicule. De plus, lorsque vous partez en vacances en groupe, la location d’une voiture permet de profiter d’un séjour de qualité. Outre le fait d’économiser de l’agent, cela vous permet aussi d’être autonome. Vous pouvez vous déplacer à tout moment et à n’importe quelle heure sans vous soucier des frais de transport.

Vous avez même la possibilité de prendre un chauffeur pour vos déplacements d’affaires ou vos conférences. Le confort et la sécurité du groupe sont garantis durant tout le séjour. De nos jours, pour louer une voiture, il n’y a rien de plus simple. Vous avez la possibilité de réserver un véhicule avec chauffeur au moment de la réservation du billet d’avion. Une fois à l’aéroport, vous serez accueillis et conduits jusqu’à votre lieu d’hébergement. Le chauffeur peut également vous servir de guide pour vos visites dans le pays.

Choisissez bien les lieux des repas

Il est rare de trouver des restaurants ayant la capacité de recevoir un groupe sans réservation. Si vous ne souhaitez pas avoir du mal à trouver des lieux de repas pendant votre séjour, songez à choisir des établissements en amont et contactez-les afin de vous assurer qu’ils pourront vous accueillir le jour J. Profitez-en aussi pour leur demander s’ils proposent un menu végétarien, végétalien ou sans gluten. Ainsi, tout le monde trouvera son bonheur.

Réservez vos excursions et activités, une étape importante de l’organisation du séjour

Organiser un voyage, c’est aussi penser à l’aspect divertissement, un point très important pour un séjour agréable. Votre groupe aura certainement envie de profiter du voyage pour découvrir des lieux atypiques ou essayer quelques activités originales. Recherchez sur internet les lieux incontournables à visiter et réservez le plus tôt possible. Ainsi, vous ne risquez pas de vous voir refuser l’entrée ou perdre des heures dans une longue file d’attente. On propose en général des tarifs dégressifs ou des réductions tarifaires pour un groupe de personnes. Visitez les sites internet pour trouver des activités intéressantes et pas chères pour permettre à tout le monde d’y participer.